GESTION LOCATIVE · SYNDIC · COPROPRIÉTÉ · PROPERTY MANAGEMENT

Dégât des eaux au 3ème. 21h47.
Ella décroche, qualifie,
déclenche le plombier.

Vos locataires n'attendent pas les heures de bureau. Votre équipe, si. Ella gère les appels entrants 24h/24, 7j/7 — pour que vos gestionnaires puissent enfin travailler au lieu de subir.

RGPD · Données hébergées en Europe
Disponible 24h/24 · 7j/7
Opérationnel en 72h
Réserver une démo gratuite → Voir Ella en action ↓
⏱ 20 minutes 🏢 Avec un expert immobilier Xenaos 📋 Plan personnalisé pour votre portefeuille ✓ Sans engagement
25appels reçus par gestionnaire chaque jour en moyenne
72%de ces appels ne nécessitent aucune expertise humaine
-65%d'astreintes hors horaires avec Ella
72hpour être opérationnel, clé en main

LE VRAI PROBLÈME

Un gestionnaire ne devrait pas
subir son téléphone.
Il devrait gérer son portefeuille.

  • Les appels hors heures de bureau — locataires qui appellent le soir, le week-end, en vacances. Votre portable sonne. Toujours.
  • Les mêmes questions en boucle — "Quand est prélevé mon loyer ?" "Qui appeler pour la chaudière ?" "Quand a lieu l'AG ?" — 72% des appels ne nécessitent aucune expertise.
  • La coordination artisans — trouver un plombier, envoyer un bon d'intervention, relancer pour la facture, transmettre au propriétaire. Une urgence = 8 à 12 échanges.
  • Les impayés à relancer manuellement — chaque mois, le même processus inconfortable. Si le gestionnaire est en déplacement, ça attend.
  • Les avis Google qui parlent de joignabilité — "agence injoignable", "personne ne répond" — injuste, mais dévastateur pour votre image.
🚨 21h47 · Mardi soir
Fuite d'eau — 14 Rue des Érables, Apt. 8
M. Fontaine appelle. Dégât des eaux depuis le plafond de la salle de bain. L'appartement du dessus est vide. Il ne sait pas quoi faire.
✓ Ella décroche · Qualifie · Déclenche le plombier d'urgence · Prévient le propriétaire par SMS
🔒 07h12 · Samedi matin
Ascenseur bloqué — Résidence Les Charmes
Mme Weber appelle. L'ascenseur est en panne depuis hier soir. Elle est au 6ème avec des courses. Elle veut parler à quelqu'un.
✓ Ella décroche · Rassure · Déclenche le prestataire maintenance · Log créé
3.2h

perdues par gestionnaire chaque jour sur des tâches sans valeur ajoutée

67%

des locataires qui tombent sur messagerie ne rappellent pas dans l'heure

COMMENT ÇA FONCTIONNE

Opérationnel en 72 heures.
Sans changer vos outils.

Notre équipe configure tout. Vous continuez à travailler exactement comme avant — sauf que c'est Ella qui décroche à votre place.

1
On apprend votre portefeuille
Appel de 45 minutes. On configure Ella avec vos prestataires, vos procédures d'urgence, vos gestionnaires référents et le ton de votre agence.
Jour 1
2
On connecte vos lignes
Redirection de vos numéros existants, connexion à votre logiciel de gestion, configuration des prestataires d'urgence par zone géographique.
Jour 2
3
Ella prend les appels
Chaque matin, vos gestionnaires reçoivent un rapport de tout ce qu'Ella a géré la nuit. Ils interviennent uniquement quand c'est nécessaire.
Jour 3 → ∞
Ella répond en français
21:47
▪▪▪◀▮
👤
M. Fontaine
Appel entrant · Locataire
01:54
🎤
Muet
📞
Fin
🔊
Haut-p.

ELLA — SECRÉTAIRE VOCALE IA

Vos locataires appellent
à 22h. Ella répond.
Vous dormez.

Ella décroche tous les appels entrants 24h/24, dans la langue du locataire — français, anglais, allemand, luxembourgeois ou portugais. Elle qualifie l'urgence, déclenche le bon prestataire, rassure le locataire, et prévient le gestionnaire uniquement quand son intervention est indispensable.

  • 🌐
    FR · EN · DE · LU · PT — automatiquement

    Ella détecte la langue du locataire et répond naturellement. Essentiel pour le marché luxembourgeois et belge.

  • 🚨
    Triage urgence / demande courante

    Dégât des eaux, panne de chauffage, ascenseur bloqué → Ella déclenche le prestataire d'urgence immédiatement. Horaires, loyer, AG → elle répond seule.

  • 🔧
    Déclenchement prestataires configuré

    Plombier, électricien, serrurier, ascensoriste — Ella connaît vos prestataires par zone et par type d'urgence.

  • 📊
    Rapport quotidien pour vos gestionnaires

    Chaque matin : liste des appels traités, interventions déclenchées, tickets ouverts. Rien ne se perd.

RÉSULTAT MOYEN -65% d'appels hors heures gérés par vos gestionnaires dès le 1er mois

SOPHIA — ASSISTANTE EMAIL & PROPRIÉTAIRES

Vos propriétaires
méritent une réponse
avant ce soir.

Demandes de situation locative, questions sur les charges, état des lieux, travaux en cours — Sophia répond à chaque email en moins de 2 minutes, dans le ton de votre agence, 24h/24.

🏠
Situations locatives en temps réel
Sophia consulte votre logiciel de gestion et répond aux propriétaires sur l'état des paiements, des loyers et des charges sans mobiliser votre équipe.
📋
Suivi des demandes de travaux
Chaque demande de travaux est classée, priorisée et suivie. Sophia relance les artisans et informe le propriétaire de l'avancement.
📅
Convocations AG & courriers syndic
Sophia gère les confirmations de réception, répond aux questions courantes sur l'ordre du jour et trie ce qui nécessite une réponse du gestionnaire.

NOAH — RELANCES AUTOMATIQUES

Les impayés se règlent.
Sans que vous ayez
à décrocher le téléphone.

Relancer un locataire en retard est inconfortable, chronophage, et souvent oublié quand le gestionnaire est débordé. Noah envoie les bons messages au bon moment — SMS, email, et si nécessaire Ella appelle directement le locataire. Elle n'est pas gênée. Elle n'oublie pas. Vous n'intervenez qu'en cas de blocage réel.

78%

des impayés résolus avant la mise en demeure grâce aux relances automatiques

3h

économisées par gestionnaire chaque mois sur le suivi des retards

J+3

premier contact automatique — avant que le retard ne devienne un problème

100%

des relances tracées — aucun dossier ne passe entre les mailles

J+3Retard
SMS de rappel amical

"Bonjour M. Dubois, nous n'avons pas encore reçu votre loyer de juin. Peut-être un oubli ? Vous pouvez régler par virement au…"

✓ SMS automatique · Ton neutre
J+8Retard
Email + SMS de relance ferme

"Nous revenons vers vous concernant le loyer de juin, toujours en attente. Merci de régulariser votre situation avant le [date] pour éviter…"

✓ Email + SMS · Ton ferme
J+10Retard
📞 Ella appelle le locataire directement NOUVEAU

Ella passe un appel vocal au locataire. Elle n'est pas gênée. Elle n'oublie pas. Elle rappelle autant de fois que nécessaire, avec le même calme — et propose une solution de paiement immédiate.

"Bonjour M. Dubois, je vous appelle de la part de votre agence de gestion concernant votre loyer de juin. Souhaitez-vous régulariser maintenant par carte, ou préférez-vous qu'on convienne d'un échéancier ?"
📞 Appel vocal IA · Ella ✓ Proposition échéancier ✓ Appel tracé & enregistré
J+15Retard
Alerte gestionnaire + email de mise en garde

Si l'appel d'Ella n'a pas suffi, Noah alerte votre gestionnaire référent et envoie un email formel de mise en garde avant procédure. Le dossier est transmis pour action humaine.

⚡ Escalade au gestionnaire
✓Résolu
Confirmation automatique au propriétaire

Dès réception du paiement, Noah envoie une confirmation au locataire et informe le propriétaire. Le dossier est clôturé automatiquement.

✓ Clôture automatique

NOÉMIE — RÉPUTATION GOOGLE

"Agence injoignable."
Noémie change
ce récit.

La majorité des mauvais avis d'agences immobilières ne parlent pas des services — ils parlent de la joignabilité. "Personne ne répond", "messagerie constante", "j'attends depuis 3 jours". Depuis qu'Ella répond 24h/24, ces avis disparaissent. Et Noémie s'assure que les bons remplacent les mauvais.

4.7/5

Note moyenne après 3 mois avec Noémie

3×

Plus d'avis positifs collectés vs. demande manuelle

100%

Des avis négatifs traités avant publication

+34%

De nouveaux mandats attribués aux agences bien notées

JD
Jean-Denis M.
il y a 3 jours
★★★★★
"Excellent suivi. J'ai appelé un samedi soir pour un dégât des eaux et quelqu'un a décroché immédiatement. Le plombier était là en moins d'une heure. Rarissime pour une agence de gestion."
RÉPONSE DE L'AGENCE (NOÉMIE)
Merci pour ce témoignage, Jean-Denis. La réactivité 24h/24 est au cœur de notre engagement envers nos locataires. Nous sommes ravis que la situation ait pu être traitée rapidement.
SF
Sophie F.
il y a 1 semaine
★★★☆☆
"Délai un peu long pour la réponse sur mes charges, mais l'agence a finalement bien réglé le problème. Communication à améliorer."
RÉPONSE DE L'AGENCE (NOÉMIE)
Merci pour votre retour, Sophie. Nous prenons note de ce délai et mettons tout en œuvre pour améliorer nos temps de réponse. N'hésitez pas à nous contacter directement si vous avez d'autres questions.

Combien d'heures Xenaos
rend à votre équipe ?

Ajustez selon votre portefeuille — découvrez ce que vos gestionnaires pourraient faire avec ce temps.

Votre agence
Appels routiniers gérés par Ella / mois
528
horaires, loyers, procédures, urgences simples
Heures libérées pour vos gestionnaires
22h
par mois — soit 3.1 jours récupérés par équipe
Astreintes hors horaires évitées / mois
18
appels le soir et le week-end que vos gestionnaires n'ont plus à gérer
Ce que vos gestionnaires peuvent faire à la place
🏠 Prospecter de nouveaux mandats de gestion
📋 Effectuer des visites et états des lieux
🤝 Entretenir la relation propriétaires
📊 Analyser et optimiser le portefeuille
Xenaos Agence+ à 399€/mois libère 22h de gestion par mois et évite 18 astreintes hors horaires. Ce sont des heures que vos gestionnaires peuvent consacrer à ce qui fait vraiment grandir votre portefeuille.
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à votre portefeuille.

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Gestionnaire

199€/mois

Moins cher qu'une heure d'astreinte externalisée par jour

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Ella décroche vos appels 24h/24, Sophia gère vos emails, Noah relance vos impayés. Vous gérez votre portefeuille — pas votre téléphone.

  • Ella — appels entrants 24h/24 · 7j/7
  • Triage urgence + déclenchement prestataires
  • Sophia — emails propriétaires & locataires
  • Noah — relances impayés J+3 · J+8 · J+15
  • Rapport quotidien pour le gestionnaire
  • FR · EN · DE · LU · PT
  • Onboarding & support inclus (72h)
🌐 Option

Vitrine agence + formulaire de contact intégré → +49€/mois

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Moins qu'un assistant temps partiel — pour toute votre agence

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Le front office complet. Appels, emails, relances impayés et réputation Google gérés. Vos gestionnaires font de la gestion — pas du secrétariat.

  • Tout le plan Gestionnaire
  • Noémie — avis Google & réponses automatiques
  • Rapports hebdomadaires chaque lundi
  • Multi-gestionnaires — routing intelligent par zone
  • Onboarding prioritaire 48h
  • Support chat — délai 24h
🌐 Inclus

Vitrine agence + formulaire de contact + module "estimer mon bien" — offert

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GROUPE · 500+ LOTS · MULTI-SITES

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Moins d'1/20 d'un ETP gestionnaire — pour l'ensemble du groupe

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Les 5 agents. Idéal pour groupes immobiliers, réseaux d'agences et syndics multi-résidences à grande échelle.

  • Tout le plan Agence+
  • Victor — analytics par gestionnaire & par portefeuille
  • Multi-sites synchronisés
  • Rapports propriétaires mensuels automatisés
  • Rapports exécutifs direction
  • Account manager dédié
  • Support téléphone — délai 4h
🌐 Inclus

Vitrine groupe multi-agences + SEO local par site — offert

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Sans engagement · Résiliation à tout moment · Mise en place offerte · Tarif adapté à votre volume

ILS NOUS FONT CONFIANCE

Ce que nos agences
disent de Xenaos.

Gestionnaires locatifs et syndics à Luxembourg, Bruxelles, Paris et au-delà.

★★★★★

"Avant Xenaos, je recevais des appels jusqu'à 22h. Mes week-ends étaient impossibles. Depuis qu'Ella décroche à ma place, j'ai retrouvé une vie normale. Mes locataires sont mieux servis qu'avant."

TM
Thomas M.
Gestionnaire indépendant, 120 lots · Luxembourg 🇱🇺
★★★★★

"Our tenants call at all hours. Before Xenaos, someone had to be on call every night. Now Ella handles everything — in English, French and Portuguese. Our team finally has boundaries."

SK
Sandra K.
Property Manager, 280 units · Luxembourg 🇱🇺
★★★★★

"Die Mieter rufen auch nachts an. Früher musste immer jemand erreichbar sein. Ella übernimmt das jetzt vollständig — auf Deutsch, Französisch und Luxemburgisch. Unsere Bewertung stieg von 3,2 auf 4,6."

RF
Rainer F.
Hausverwaltung, 340 Einheiten · Trier 🇩🇪
★★★★★

"Les relances impayés, c'était le cauchemar de mes gestionnaires. Inconfortable, chronophage, souvent oublié. Noah gère ça maintenant. 78% des retards se règlent avant qu'on ait besoin d'intervenir."

AL
Amélie L.
Directrice agence, 420 lots · Bruxelles 🇧🇪
★★★★★

"Nos avis Google disaient 'agence injoignable'. C'était injuste — on travaillait énormément. Mais les locataires appelaient la nuit et personne ne répondait. Depuis Xenaos, notre note est passée de 2,8 à 4,5."

PV
Pierre V.
Syndic copropriété, 8 résidences · Luxembourg 🇱🇺
★★★★☆

"Je gérais 150 lots seul. Je passais 3h par jour au téléphone. Avec Xenaos à 199€/mois, j'ai récupéré ces 3h — et j'ai pu prendre 40 lots supplémentaires sans recruter. L'investissement s'est amorti en 3 semaines."

MB
Marc B.
Gestionnaire indépendant, 190 lots · Liège 🇧🇪

QUESTIONS FRÉQUENTES

Tout ce que vous
voulez savoir.

Trois forfaits : Gestionnaire à 199€/mois (indépendants, jusqu'à 150 lots), Agence+ à 399€/mois (agences 150-500 lots), Groupe à 799€/mois (500+ lots, multi-sites). Tout est inclus — configuration, onboarding, formation de votre équipe, support. Sans engagement, résiliation à tout moment.
Oui. Lors de l'onboarding, on configure avec vous la liste de vos prestataires d'urgence par type d'intervention et par zone géographique. Ella sait quelle entreprise appeler selon le type d'urgence et l'adresse du bien. Elle contacte le prestataire, confirme l'intervention, et prévient le propriétaire et votre gestionnaire par SMS — tout ça sans intervention humaine.
Xenaos s'intègre avec les principaux logiciels de gestion immobilière utilisés en France, Belgique et Luxembourg. Si vous utilisez un logiciel moins courant, notre équipe étudie l'intégration lors de l'onboarding. Dans tous les cas, Ella peut fonctionner de manière autonome avec un accès limité à vos données.
Ella est configurée pour distinguer les urgences techniques (dégât des eaux, panne de chauffage, serrure cassée) des situations qui nécessitent une intervention humaine immédiate (sécurité des personnes). Dans ce second cas, elle transfère l'appel à votre gestionnaire d'astreinte et peut orienter vers les secours. La sécurité des personnes est toujours prioritaire.
Ella se présente comme l'assistante de votre agence, pas comme une IA. Elle répond dans le ton que vous lui avez défini. La grande majorité des locataires ne font pas la différence — et nos clients constatent souvent que la satisfaction augmente, car Ella est toujours disponible, toujours patiente, et ne met jamais en attente.
72 heures pour les plans Gestionnaire et Agence+, 48h pour le plan Groupe avec onboarding prioritaire. Notre équipe configure tout : redirection des numéros, liste des prestataires, procédures d'urgence, ton de l'agence, formation de votre équipe. Vous n'avez rien à installer.

Vos gestionnaires méritent
de gérer, pas de subir.

Rejoignez les agences qui ont repris le contrôle de leur temps avec Xenaos. Démo gratuite, sans engagement.

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